Сравнительная оценка потребительского качества программных средств автоматизации делопроизводства

• Автор: Пахомов, Евгений Вячеславович
• Шифр специальности: 08.00.13
• Научная степень: Кандидатская
• Год защиты: 2002
• Место защиты: Таганрог
• Количество страниц: 278 с.

Введение.
Глава 1. Автоматизация документооборота необходимый этап совершенствования информационного обеспечения управления предприятиями и организациями

1.1. Структура и проблемы документационного обеспечения управления .

1.2. Понятие электронного документа

1.3. Концепция системы автоматизации делопроизводства. Постановка проблемы выбора

1.4. Экономический аспект потребительского качества систем автоматизации делопроизводства.
Глава 2. Функциональная полнота как важнейшая характеристика потребительского качества программных средств автоматизации делопроизводства
2.1. Содержательный и экспертный анализ характеристик качества систем автоматизации делопроизводства.

2.2. Экспертная оценка приоритетности групп функций систем.

2.3. Сравнительный формализованный анализ функциональной полноты систем автоматизации делопроизводства

2.4. Алгоритм выбора системы автоматизации делопроизводства и вариант его реализации

Глава 3. Математическое и имитационное моделирование для оценки временных характеристик систем автоматизации делопроизводства
3.1. Статистическое исследование документопотоков на предприятии на примере факультета университета
3.2. Имитационное моделирование для оценки трудозатрат на работу с документами.
3.3. Активные эксперименты с системами автоматизации делопроизводства для оценки времени выполнения основных операций с документами
Заключение .
Библиографический список используемых источников
Приложения
Приложение 1. Анкета опроса экспертов.
Приложение 2 Полный перечень функций систем автоматизации
делопроизводства, с описаниями
Приложение 3. Таблица функций, реализуемых рассматриваемыми
системами автоматизации делопроизводства
Приложение 4 Функции, реализованные почти во всех рассмотренных
системах автоматизации делопроизводства .
Приложение 5 Функции, выбранные пользователем на шаге
алгоритма.
Приложение 6 Гистограммы распределения времени выполнения
операций, имеющих наибольшую долю в общем бюджете времени.
Приложение 7 Имитационные модели, гистограммы распределения, аналитический расчет показателей времени выполнения операций с документами в системах
ВВЕДЕНИЕ


Эго решение постепенно спускается по инстанциям до конкретных исполнителей все более детализируясь. Исполнение документа связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. Любое действие над документом фиксируется соответствующими службами и сотрудниками путем внесения записей в его регистрационную карточку или регистрационный журнал. Когда возникает необходимость о получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов осуществляется контроль исполнения документов . Западный подход к управлению документами характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, входящий документ без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. При такой организации централизованно отследить обработку документов еще сложнее, однако этой необходимости не возникает, поскольку выполнение функций регистрации и контроля исполнения доверено сотруднику, который самостоятельно заботится о хранении, организации эффективной информационнопоисковой системы для обеспечения доступности направляемых ему документов, а также их защите . Западный служащий оперирует вопросами, проблемами. Он решает конкретную задачу, в соответствие которой может быть поставлена совокупность документов. Спектр задач определяется полномочиями сотрудника и четко известен. Ответственность за работу сотрудника со своими документами лежит только на нем. Автоматизация работы с документами также имеет свою специфику. Она осуществляется относительно конкретного сотрудника и состоит в автоматизации его рабочего места. Единая система управления документами строится, таким образом, из кирпичиков автоматизированных рабочих мест, созданных на основе программной системы управления документами, обеспечивающей всем пользователям единую идеологию работы с документами и одинаковый интерфейс. В России делопроизводство это целая система, регламентирующая работу с документами, поэтому документу, вообще, придается большее значение. Отличительными особенностями российской модели, как уже отмечалось, являются обязательность регистрации документов и распределенный контроль исполнения. Первая особенность определяет возникновение двух информационных потоков при исполнении документа. Первый поток связан с движением информации, зафиксированной в документе, который проходит по этапам своего жизненного цикла регистрируется в службе ДОУ, направляется руководителю для вынесения резолюции, поступает исполнителям, списывается в дело и др. Второй поток включает информацию о том, что происходит с документом в течение его жизненного цикла и связан с регистрационной карточкой, в которую вносятся значения реквизитов, запись о вынесении резолюции, данные по исполнению документа, запись о списании документа в дело и т. Фиксация информации в РКК позволяет снизить вероятность утери документа. Теоретически оба потока должны протекать параллельно, то есть при осуществлении любого действия над документом первый поток информация об этом должна синхронно вноситься в его РКК второй поток. Практически такая одновременность труднодостижима и регистрационная карточка, как правило, отражает историю документа, а не то, что с ним происходит в настоящий момент . В связи с усложнением процедуры обработки документов возникает ряд проблем. Одна из них противоречие между контролем исполнения и процессом исполнения документов. Контроль исполнения осуществляется по формальным признакам и проводится централизованно. Исполнение документа это процесс децентрализованный по сути, поскольку он, зачастую, содержит элемент творчества, то есть процесс исполнения формализовать нельзя.