Информационная технология делопроизводства в Аппарате Правительства РФ с учетом реформирования структуры государственных органов

• Автор: Чернов, Виктор Николаевич
• Шифр специальности: 05.25.05
• Научная степень: Кандидатская
• Год защиты: 2003
• Место защиты: Москва
• Количество страниц: 180 с. : ил

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ

1. АНАЛИЗ ВЗАИМОСВЯЗИ РЕФОРМИРОВАНИЯ

ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ И АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ

1.1. Особенности информационного обеспечения государственных органов

1.1.1. Структура государственных органов России

1.1.2. Взаимосвязь иерархии уровней управления со структурой задач и информационным обеспечением
1.2. Влияние реформирования структуры государственных органов на автоматизированную информационную технологию делопроизводства

Выводы по главе

2. АНАЛИЗ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
2.1. Особенности технологического процесса делопроизводства в России и за рубежом
2.2. Классы автоматизированных информационных систем управления документами
2.2.1. Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД
2.2.2. Русифицированные версии популярных западных систем
2.2.3. Системы делопроизводства на базе технологий Lotus Notes
2.3. Основные критерии анализа автоматизированных информационных систем управления документами
2.4. Сравнительный анализ автоматизированных информационных систем управления документами
Выводы по главе
3. ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ АДАПТИВНОЙ К РЕФОРМИРОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР АИС ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ
3.1. Основные принципы и проблемы проектирования АИС делопроизводства
3.2. Разработка типовых схем технологического процесса обработки документов
3.3. Существующее состояние автоматизации делопроизводства

3.4. Функциональное моделирование существующей системы делопроизводства
3.5. Функциональная модель разрабатываемой АИС делопроизводства
3.6. Информационная модель блока адаптации АИС делопроизводства к реформированию организационной структуры государственных органов
3.6.1. Способ учета реформирования организационной структуры государственных органов при построении АИС делопроизводства
3.6.2. Разработка информационной модели блока
адаптации АИС делопроизводства к реформированию
организационной структуры государственных органов
3.7. Расчет эффективности внедрения АИС делопроизводства
Выводы по главе 3
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Приложение 1. Функциональные модели существующих АИС делопроизводства
Приложение 2. Функциональная модель разрабатываемой АИС делопроизводства

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность диссертационной работы. В федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)" говорится, что «развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) имеет решающее значение для повышения эффективности государственного управления». Одно из направлений использования ИКТ в деятельности органов государственной власти - «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота» [9]. Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоемкости обработки документов. Созданная на основе перспективных информационных технологий автоматизированная информационная система (АИС) делопроизводства должна повысить действенность государственного управления за счет образования единого документоориентированного информационного пространства, дающего
пользователям средства эффективной, совместной работы с документами в любом месте и в любое время.
Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АИС делопроизводства порождается противоречивостью требований к информационному обеспечению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению [35]. К пользователям относятся любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.
Противоречивость требований к информационному обеспечению определяется следующими тремя основными факторами [23, 35, 70]:

изменений в организационной структуре.
Поиск может быть простым (реквизитным, полнотекстовым, по именам документов и аннотациям, контекстным) или составным, т. е. включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образы найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или ручного атрибутирования. Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск по массиву электронных карточек, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Хранение документов осуществляется автономно от электронных карточек из-за больших объемов архива и необходимости использования многоуровнего хранения информации. Такая архитектура позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов. Корректность, точность, полнота любого осуществленного поиска в полной мере зависит от своевременного учета того, что, например: «Государственная налоговая служба Российской Федерации» стала «Министерством Российской Федерации по налогам и сборам», «Государственный комитет Российской Федерации по физической культуре и туризму» - «Министерством Российской Федерации по физической культуре, спорту и туризму», а «Департамент науки, образования и высоких технологий» и «Департамент культуры и информации» преобразованы в «Департамент культуры, образования и науки» и «Департамент правительственной информации» и т.д.
Аналогичным образом выглядит ситуация при получении различных сводок и статистических данных по исполнению документов, так как информация по ним получается на основе определенных поисковых запросов с последующей математической обработкой полученных результатов.